Nhập mua

Chức năng Nhập mua trong phần mềm bán hàng VNUNI: Cho phép người dùng có thể quản lý việc mua “Hàng hóa” nhập kho của “Nhà cung cấp” và các thông tin chi tiết của mỗi chứng từ “Phiếu nhập”.

1. Hướng dẫn cách Nhập mua qua video

2. Hướng dẫn cách Nhập mua qua hình ảnh

2.1 Nhập hàng trực tiếp trong phần mềm

a. TH1: Nhập mã hàng mới hoàn toàn chưa hề có trong kho

(Mã hàng đó chưa có trong danh mục hàng hóa, chưa hề nhập xuất - Đây là bước làm tắt: thêm mới thông tin hàng hóa ngay trong phiếu nhập, không cần phải tạo trong danh mục hàng hóa).

Thao tác: Chọn Quản lý nghiệp vụ -> Mua hàng-> Nhập mua:

Chọn Thêm mới (Ctrl+N): Enter 3 lần xuống ô Mã nhà cung cấp:

+ Nếu Nhà CC đã có: Nhấn F4 để tìm kiếm Nhà CC

+ Nếu Nhà CC chưa có: Nhấn F2 để thêm mới thông tin của Nhà CC: Điền mã, tên, địa chỉ...-> Nhấn ctrl+S để lưu lại thông tin.

-> Nhấn F11 để về ô Mã hàng -> Nhấn F2 để khai báo thông tin của hàng hóa:

+ Mã hàng: Có 4 chế độ mã (Click chuột trái vào "Mã tự sinh VNUNI để chuyển đổi sang các chế độ mã khác)

-Mã tự sinh VNUNI: Tự tăng theo 10 con số

-Mã EAN13: Tự tăng theo 13 con số (0000000000017...)

-Không tạo mã: Cho phép người dùng tự gõ mã, tuýt mã vạch (PK0001, 8935001840084...)

-Mã tự tăng: 0001, 0002, 0003...B0001, B0002, B0003...

+ Chọn Nhóm hàng hóa (Nhóm cấp trên: Bắt buộc phải chọn); Nhóm cấp dưới (nếu không có thì có thể bỏ trống); Gõ tên sản phẩm vào ô Tên tiếng việt; Đơn vị tính (có thể bỏ trống); Gõ Giá nhập; Giá bán (bán buôn); Giá bán lẻ.

Sau khi điền xong thông tin của sản phẩm -> Nhấn ctrl+S (Để lưu thông tin)-> enter 2 lần: Gõ số lượng vào ô SL -> Nhấn Ctrl+A (hoặc kích vào chữ Thêm hàng): để thêm mặt hàng xuống dòng

Tương tự: Nhấn F2 để thêm mới tiếp mã hàng mới trong cùng 1 đơn hàng

- F3: Sửa thông tin hàng hóa; - F8: Sữa lại số lượng;

Sau khi xong nhấn Ctrl+S (Hoặc kích Ghi lại): Để lưu lại thông tin hóa đơn vừa nhập.

Muốn xem lại hóa đơn vừa nhập -> Click vào hóa đơn. Tại màn hình hóa đơn đang xem, người dùng có thể xem được thông tin: Ngày làm hóa đơn, các mặt hàng đã nhập trong hóa đơn, số lượng, tổng tiền...

Người dùng có thể click vào tên Nhà cung cấp để xem lại Thông tin, Lịch sử giao dịch, bảng Phân tích của Nhà cung cấp đó.

b. TH2: Hàng hết, hoặc nhập thêm số lượng vào trong kho

(Mã hàng đã có trong danh mục hàng hóa, đã tham gia vào giao dịch nhập, xuất)

Thao tác: Vào Quản lý nghiệp vụ -> Mua hàng -> Nhập mua:

Chọn Thêm mới (Ctrl+N): Enter 3 lần xuống ô Mã NCC: F4 (Tra cứu Nhà CC) hoặc F2 (Tạo mới Nhà CC).

Sau đó Nhấn F11 về ô mã hàng - Nhấn F4: Để tra cứu (Có thể gõ mã, hoặc tên, giá nhập) ->enter gõ số lượng vào ô SL. -> Ctrl+A: Thêm xuống dòng. -> Ctrl+S: Ghi lại phiếu nhập

2.2. Nhập hàng bằng File excel

Xem hướng dẫn Tại đây

3. Thông tin chi tiết về chứng từ “Phiếu nhập”

3.1.Thông tin chi tiết về phần trên của chứng từ nhập:

- Số chứng từ: Khóa chính của “Phiếu nhập”, thông tin này do chương trình tự sinh ra, có giá trị tăng dần, có tính duy nhất và là thông tin bắt buộc phải nhập.

- Ngày chứng từ: Ngày nhập hàng thực tế, định dạng ngày gồm hai chữ số, tháng gồm hai chữ số và năm gồm bốn chữ số. “Ngày chứng từ” được chương trình lấy ngày mặc định là ngày trên hệ thống máy tính chứa cơ sở dữ liệu và “Ngày chứng từ” không được phép để trống.

- Số chứng từ liên quan: Số của chứng từ liên quan đến chứng từ “Nhập mua”.

- Mã nhà cung cấp: Mã của “Nhà cung cấp” doanh nghiệp đang nhập hàng. “Mã nhà cung cấp” được chọn từ danh sách nhà cung cấp của chương trình và là thông tin bắt buộc phải nhập. Để chọn “Mã nhà cung cấp”, người dùng có thể bấm F4 trên bàn phím hoặc gõ trực tiếp “Mã nhà cung cấp”, “Tên nhà cung cấp” tương ứng sẽ được hiển thị bên cạnh “Mã nhà cung cấp”.

- Nợ hiện thời: Số tiền doanh nghiệp còn nợ “Nhà cung cấp” tính đến thời điểm hiện tại. “Nợ hiện thời” được tổng hợp từ các giao dịch mua hàng chưa được thanh toán tính đến thời điểm hiện tại.

- Người giao hàng: Tên gọi của người giao hàng bên “Nhà cung cấp”.

- Đ.kiện thanh toán: Các điều kiện thanh toán của “Phiếu nhập” khi doanh nghiệp nhập mua hàng của “Nhà cung cấp”: Thanh toán ngay, thanh toán từng phần và mua nợ.

+TH1: “Thanh toán ngay”: Số tiền thanh toán ngay bằng tổng giá trị mặt hàng trên hóa đơn.

+TH2: “Thanh toán từng phần”: Doanh nghiệp thanh toán một phần với “Nhà cung cấp”, “Hạn thanh toán” sẽ được áp dụng (chú ý: khi người dùng chọn điều kiện này thì số tiền “Thanh toán ngay” phải nhỏ hơn tổng số tiền và lớn hơn 0, nếu điều kiện này sai, chương trình sẽ xuất hiện thông báo nhắc nhở và yêu cầu người dùng nhập lại số tiền “Thanh toán ngay”).

+TH3: “Mua nợ”: “Nhà cung cấp” sẽ cho doanh nghiệp nợ tiền, “Hạn thanh toán” sẽ được áp dụng. (chú ý: khi người dùng chọn điều kiện này thì số tiền “Thanh toán ngay” phải bằng 0, nếu điều kiện này sai, chương trình sẽ xuất hiện thông báo nhắc nhở và yêu cầu người dùng nhập lại số tiền “Thanh toán ngay”).

- Hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán của “Phiếu nhập” hiện thời, có thể là thanh toán bằng séc, tiền mặt,…

- Hạn thanh toán: Thời hạn doanh nghiệp thanh toán hết với “Nhà cung cấp” nếu “Điều kiện thanh toán” là “Mua nợ” hoặc “Thanh toán một phần”.

- Kho hàng: Kho hàng của doanh nghiệp được nhập mua hàng, được lấy ra từ danh sách “Kho hàng” trong danh mục “Kho hàng”.

- Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng doanh nghiệp đã đặt hàng với “Nhà cung cấp”, Khi người dùng chọn một “Đơn đặt hàng”, tất cả “Hàng hóa” trong “Đơn đặt hàng” đó được hiển thị ở dưới với số “Giá gốc”, “Số lượng”, “Giá nhập” và “Chiết khấu” mặc định trong “Đơn đặt hàng” đó. Tuy nhiên, người dùng có thể sửa lại các thông tin cho chính xác với các thông tin nhập hàng.

- Tiền tệ/Tỷ giá: Loại tiền tệ được sử dụng trong chứng từ và tỷ giá của tiền tệ hiện thời.

- Diễn giải: Thông tin diễn giải về “Phiếu nhập” hiện thời.

3.2.Thông tin chi tiết về phần giữa (dòng hàng) chứng từ “Phiếu nhập”:

- Mã hàng: Mã của “Hàng hóa” đang nhập hàng, “Mã hàng” được lấy ra từ danh sách “Hàng hóa” có trong danh mục “ Hàng hóa” của chương trình.

- Tên hàng: Tên của “Hàng hóa” doanh nghiệp đang “Nhập mua” của “Nhà cung cấp”.

- SL: Số lượng của mỗi “Hàng hóa” hiện thời doanh nghiệp đang “Nhập mua” của “Nhà cung cấp”. “Số lượng” được hiển thị mặc định là “Số lượng đặt” trong “Đơn đặt hàng”. Nếu doanh nghiệp mua hàng mà không đặt hàng trước (Số đơn hàng là rỗng) thì số lượng mặc định hiện thị là 1.

- Giá gốc: Giá gốc của “Hàng hóa”, giá này được hiển thị mặc định là “Giá gốc” trong “Đơn đặt hàng”. Nếu doanh nghiệp mua hàng mà không đặt hàng trước thì giá gốc là giá gốc trong danh mục hàng hóa.

- % CK: Số phần trăm chiết khấu trên từng “Hàng hóa”.

- Giá nhập: Giá nhập của “Hàng hóa” có giá trị bằng: “Giá nhập” = “Giá nhập gốc” – % Chiết khấu * “Giá nhập gốc”.Giá này hiển thị mặc định là “Giá nhập” trong “Đơn đặt hàng” nếu nhập mua theo đơn đặt hàng. Nếu doanh nghiệp nhập mua mà không đặt hàng trước thì giá này hiện thị mặc định là giá gốc trừ phần chiết khấu.

- Chiết khấu: Số tiền chiết khấu của hàng hóa, chiết khấu này sẽ chiết khấu trên từng dòng hàng, từng mặt hàng và được tính theo công thức: “Chiết khấu” = %CK * “Giá nhập gốc”.

- Thành tiền: Tổng số tiền của “Hàng hóa” hiện thời với “Số lượng” và “Giá nhập” tương ứng. “Thành tiền” được tính theo công thức: “Thành tiền” = “Số lượng” * “Giá nhập”.

3.3.Thông tin chi tiết về phần cuối chứng từ “Phiếu nhập”:

- Tiền hàng: Tổng số tiền chiết khấu và tổng số tiền hàng của tất cả “Hàng hóa” trong “Phiếu nhập”.

- Chiết khấu TM: Số phần trăm chiết khấu trên tổng tiền hàng của chứng từ “Phiếu nhập” hiện thời”

- Tổng chiết khấu: Tổng chiết khấu của các mặt hàng có trong chứng từ “Phiếu nhập” cộng với phần chiết khấu thương mại.

- Tổng tiền thanh toán: Tổng số tiền doanh nghiệp phải thanh toán với “Nhà cung cấp”, được tính bằng công thức: “Tổng tiền thanh toán” = “Tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT” – “Tiền chiết khấu thương mại”

- Thanh toán ngay: Tùy thuộc vào “Điều kiện thanh toán” mà số tiền có thể = 0, < tổng số tiền hoặc bằng “Tổng tiền thanh toán”.

- Còn phải trả: Số tiền doanh nghiệp còn phải trả “Nhà cung cấp” (nếu “Điều kiện thanh toán” là “Mua nợ” hoặc “Thanh toán từng phần”), được tính bằng công thức: “Còn phải trả” = “Tổng tiền thanh toán” – “Thanh toán ngay”.

* ĐẶC ĐIỂM KHÁC:

- Drill-Down nhanh về thông tin Nhà Cung Cấp

- Thể hiện nhanh thông tin Nợ hiện thời với Nhà Cung Cấp

- Có thể tra cứu nhanh lịch sử Đơn đặt mua hàng với Nhà cung cấp

- Chop phép Sao chép chứng từ thành chứng từ mới: Chức năng này cho phép người dùng sao chép “Phiếu nhập” thành một “Phiếu nhập” mới.

- Sao chép chứng từ sang chuyển kho: Chức năng này cho phép người dùng sao chép “Phiếu nhập” sang một chứng từ “Chuyển kho” mới.

- Sao chép chứng từ sang xuất bán: Chức năng này cho phép người dùng sao chép “Phiếu nhập” sang một chứng từ “Phiếu xuất” mới.

- Xóa chứng từ hiện thời (Phím tắt <Ctrl+D>): Chức năng này cho phép người dùng xóa chứng từ “Phiếu nhập” hiện thời. Khi người dùng kích vào “Xóa chứng từ hiện thời” (Phím tắt <Ctrl+D>), chương trình sẽ kiểm tra: “Phiếu nhập” đã được thanh toán hoặc thanh toán một phần thì chương trình sẽ hiển thị thông báo nhứng chứng từ liên quan đến “Phiếu nhập” hiện thời.

- Thanh toán cho chứng từ hiện thời: Chức năng này cho phép người dùng thanh toán cho “Phiếu nhập” hiện thời (Phiếu chưa được thanh toán hoặc thanh toán một phần). Chứng từ “Phiếu thanh toán với nhà cung cấp” mới được hiển thị các thông tin trên chứng từ “Phiếu nhập” được sao chép như: “Chứng từ mua hàng”, “Số tiền trên hóa đơn”, “Số tiền còn nợ”. “Số chứng từ” được tăng dần, “Ngày chứng từ” mặc định là ngày trên hệ thống máy tính chứa cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên người dùng có thể thay đổi thông tin cho phù hợp với “Phiếu thanh toán với nhà cung cấp” mới.

- Import chi tiết dòng hàng: Chức năng này cho phép người dùng import danh sách hàng hóa từ file *.txt, *.csv theo mẫu quy định vào phần chi tiết hàng hóa (nếu hàng hóa không tồn tại trong danh mục thì sẽ tự động thêm mới vào danh mục hàng hóa).

- Import dữ liệu kiểm kê: Chức năng này cho phép người dùng import dữ liệu kiểm kê từ file *.txt theo mẫu quy định (áp dụng trong trường hợp sử dụng thiết bị kiểm kê) vào phần chi tiết dòng hàng (nếu hàng hóa không tồn tại trong danh mục hàng hóa thì sẽ sinh ra file PhysicalCount_Error.log chứa các dòng lỗi đó).

*GHI CHÚ:

- Nếu “Hàng hóa” đó được quản lý theo Serial (“Quản lý Serial/Lô” trong danh mục “Hàng hóa” được chọn là “Serial”), thì chương trình sẽ yêu cầu người dùng nhập số Serial đầu và số Serial cuối của “Hàng hóa” hiện thời. Chương trình sẽ tự tính số lượng “Hàng hóa” hiện thời cần nhập mua trong ô “SL” bằng cách lấy “Serial cuối” – “Serial đầu”.

- Nếu “Hàng hóa” đó được quản lý theo Lô (“Quản lý Serial/Lô” trong danh mục “Hàng hóa” được chọn là “Lô”), thì chương trình sẽ yêu cầu người dùng nhập “số Lô” và “Ngày hết hạn” của “Hàng hóa” hiện thời.

- Nếu “Hàng hóa” được quản lý theo “Serial” hoặc theo “Lô” thì một “Hàng hóa” có thể có hai hoặc nhiều dòng hàng, mỗi dòng hàng thể hiện một lô hoặc một khoảng serial.

- Người dùng có thể “Nhập mua” “Hàng hóa” có trong “Đơn đặt hàng” kết hợp với “Hàng hóa” chưa có trong đơn nếu những “Hàng hóa” đó cùng một “Nhà cung cấp”.

- Khi sửa “Phiếu nhập”, chương trình không cho phép sửa “Số chứng từ”, “Mã nhà cung cấp”, “Nợ hiện thời”, “Đơn đặt hàng”, “Kho hàng” và “Tiền tệ/Tỷ giá” của “Phiếu nhập”, vì vậy các trường này sẽ bị mờ.

- Nếu “Hàng hóa” trong “Phiếu nhập” hiện thời đã tham gia vào giao dịch thì chương trình sẽ không cho phép người dùng xóa “Phiếu nhập” hiện thời.

- Nếu “Phiếu nhập” hiện thời chưa tham gia vào giao dịch thì “Phiếu nhập” đó sẽ được xóa khỏi cơ sở dữ liệu.

- Khi người dùng sửa, xóa “Phiếu nhập”, chương trình sẽ tính lại giá vốn của hàng hóa đó