Chạy kết chuyển cuối kỳ như thế nào?
Cách chạy kết chuyển số dư cuối kỳ trong phần mềm bán hàng VNUNI:
- Việc kết chuyển số dư: Được thực hiện vào ngày cuối cùng của một tháng khi đã hết giao dịch, trong trường hợp nếu ngày cuối cùng của tháng đó quên chưa kết chuyển thì sang ngày đầu tháng của tháng mới phải thực hiện kết chuyển.
- Việc thực hiện chuyển số dư áp dụng cho các đối tượng cơ bản mà phần mềm bán hàng quản lý: Hàng tồn kho (Số lượng và Giá trị tồn), Công nợ (Phải thu, Phải trả) và Tiền (tiền mặt, tiền gửi).
- Để thực hiện công việc kết chuyển số dư tồn kho trong phần mềm, người sử dụng bấm phím F11 ở màn hình chính, sau đó chọn tháng cần kết chuyển -> Kích Thực hiện.
Hết tháng nếu không thực hiện thao tác kết chuyển số dư từ tháng cũ sang tháng mới thì không có tồn kho (Khi bán hàng sẽ báo không thể xuất hàng khi số lượng > hơn số lượng tồn kho =0).
Ví dụ: Thực hiện kết chuyển (khóa sổ) tháng 5
Trường hợp 1: Thực hiện kết chuyển số dư của tháng 5 vào cuối ngày của tháng 5 là 31/05/2015.
Bước 1: Đăng nhập phần mềm => Nhấn F11 thì sẽ hiện lên bảng Kết chuyển số dư, với các thông tin sau
- Ngày thực hiện: 31/05/2015
- Năm: 2015, Tháng 5
- Mặc định 3 dòng Hàng tồn kho, Công nợ, Quỹ tiền mặt đã được tích tương ứng 3 chữ "Chưa khóa sổ"
- Ô Tính lại giá vốn không tích để nguyên (Chỉ tích khi nào cần tính lại giá vốn).
Bước 2: Bấm Thực hiện
Đợi cho phần mềm chạy kết chuyển lần lượt Hàng tồn kho, Công nợ, Quỹ tiền mặt.
Khi nào hiện lên 3 chữ Đã khóa sổ là xong
-> Số dư tồn kho cuối kỳ của tháng 5 sẽ được chuyển sang thành số dư tồn kho đầu kỳ của tháng 6.
Trường hợp 2: Thực hiện kết chuyển số dư của tháng 5 vào đầu tháng 6: 01/06/2015
Cuối ngày tháng 5 nếu quên chưa kết chuyển thì sang ngày đầu tháng của tháng 6 khi bán hàng phần mềm báo hàng hóa tồn =0 không thể xuất hàng => Cần tiến hành thực hiện kết chuyển số dư tháng 5 thì mới bán được hàng.
Bước 1: Bấm F11
Kết quả như hình dưới:
- Ngày thực hiện: Là ngày hiện thời 01/06/2015
- Năm: 2015, Tháng 6 (tháng hiện thời)
- Mặc định 3 dòng Hàng tồn kho, Công nợ, Quỹ tiền mặt đã được tích tương ứng 3 chữ "Chưa khóa sổ"
- Ô Tính lại giá vốn không tích để nguyên (Chỉ tích khi nào cần tính lại giá vốn).
Bước 2: Chọn lại tháng cũ là tháng 5 vì tháng 6 là tháng mới, tháng hiện thời đang sử dụng. Cần kết chuyển tháng cũ là tháng 5
Bước 3: Bấm Thực hiện
Đợi cho phần mềm chạy kết chuyển lần lượt Hàng tồn kho, Công nợ, Quỹ tiền mặt.
Khi nào hiện lên 3 chữ Đã khóa sổ là xong
-> Số dư tồn kho cuối kỳ của tháng 5 sẽ được chuyển sang thành số dư tồn kho đầu kỳ của tháng 6.
Sau khi kết chuyển xong cần vào kiểm tra lại số dư tồn kho:
Chọn Công cụ quản lý -> Tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn: Số dư tồn kho của tháng cũ vừa chạy kết chuyển phải được chuyển sang thành số Dư ĐK. => Việc thực hiện kết chuyển số dư tồn kho đã thành công
