Tìm mã không có trong phiếu kiểm kê mà vẫn còn tồn trong phần mềm

Chức năng Kiểm kê kho trong phần mềm bán hàng VNUNI: Cho phép người dùng điều chỉnh số lượng hàng hóa thực tế so với số lượng sổ sách (số lượng từ phần mềm) nhằm phục vụ công tác kiểm kê theo định kỳ (kiểm kê toàn bộ, kiêm kê theo nhóm, theo khu vực,...).

Thông thường việc Kiểm kê kho được thực hiện theo định kỳ vào ngày cuối cùng của tháng, hoặc cũng có thể kiểm tra bất kỳ một thời gian nào mà người quản lý muốn. Nhằm kiểm tra lại xem số lượng thực tế có trong kho, trong cửa hàng, trong siêu thị...của mình có bằng với số lượng tồn kho đang hiển thị trong phần mềm bán hàng hay không?

=> Từ đó để tìm ra nguyên nhân: Tại sao số lượng ở ngoài thực tế lại không khớp với phần mềm. Có thể kiểm tra lại toàn bộ giao dịch của từng mặt hàng như: Nhập, xuất, trả lại NCC, KH trả lại, điều chuyển...tại công cụ Theo dõi giá vốn.

=> Sẽ biết kết quả: Do nhập, bán ...bị nhầm hay do bị mất mát ở bên ngoài để có các biện pháp xử lý kịp thời. Tránh tình trạng hàng hóa bị thất thoát nhiều...

- Phương pháp kiểm kê:

+ Có thể kiêm kê bằng thủ công: Nếu không sử dụng đầu đọc mã vạch: Đi đếm, ghi chép sổ sách, rồi nhập lại vào phiếu kiểm kê. Nếu sử dụng đầu đọc mã vạch: Mang sản phẩm tới trực tiếp máy tính để quét...

+ Kiểm kê bằng thiết bị kiểm kê kho => Tham khảo bài viết Giải pháp mới giúp kiểm kê kho đơn giản hơn, tiết kiệm hơn

Sau khi kiểm kê xong, số lượng thực tế được đếm bằng thủ công hay được sử dụng bằng máy kiểm kê thì đều được người dùng lưu vào các Phiếu kiểm kê kho. Vậy trường hợp có 1 số mã hàng không có trong phiếu kiểm kê (Thực tế không thấy còn, có thể quá trình nhập hàng vào kho...bị nhầm số lượng nên ở trong phần mềm vẫn còn tồn, mặc dù ngoài thực tế đã hết) vậy làm thế nào để tìm được các mã đó để đưa số lượng về 0.

Sau đây VNUNI xin giới thiệu cách lọc ra các mã hàng vẫn còn tồn trong phần mềm, nhưng không nằm trong phiếu kiểm kê. Để đưa tất cả mã hàng này về =0

=>>Tải file text mẫu Tim ma ko co trong phieu kiem ke T1-2016.txt

File mẫu: Tìm ra các mã hàng không nằm trong phiếu kiểm kê có ID là: 57845, 57846, 57847, 57848 vào Tháng 1, năm 2016, ngày 12, kho 1.

Sửa lại Ngày, tháng, năm, kho, ID kiểm kê theo các phiếu kiểm kê hiện thời trong phần mềm cần lọc.

Ví dụ: Cần tìm ra các mặt hàng không nằm trong các phiếu kiểm kê lần lượt có ID: 67423, 67424, 67425, 67426 nằm trong Kho: 2; Ngày 24, Tháng 2, Năm 2017 thì tiến hành thực hiện theo các bước sau:

B1: Thay lại => WorkingYear = 2017 AND WorkingMonth = 2 AND StoreID = 2 (Hình 1)

Hình 1

B2: Sửa lại Month(T.TransDate) như hình 2:

Hình 2

B3: Sửa lại Year(T.TransDate) như hình 3:

Hình 3

B4: Sửa lại Day(T.TransDate) như hình 4:

Hình 4

B5: Sửa lại StoreID như hình 5:

Hình 5

B6: Sửa lại ID phiếu kiểm kê tương ứng như hình 6:

Hình 6

Sau khi xong lưu file text lại và mở sqldbx lên (Kích chuột phải vào biểu tượng phần mềm -> Properties -> Open File Location (hoặc Open Find Target) -> Nhìn thấy thư mục hiện thời -> Mở sqlDbx.exe lên (Thông tin điền theo user pass của cơ sở dữ liệu)

Trong đó:

- Chọn DBMS Type: Microsoft SQL Server

- Nếu máy cài SQL2000: Server là (local)

- Nếu máy cài SQL2005: Server là (local)\VNUNI

- Database: vnuni_INV;

- User: vnuniadmin;

- Password: vnuninimda

Trường hợp, khách hàng thuê Server của VNUNI thì liên hệ nhân viên hỗ trợ để được hướng dẫn điền thông tin: server; user; pass

Sau đó chọn Tích Remember Password (Lưu thông tin pass để lần sau sử dụng không phải gõ pass nữa). -> Bấm OK.

Chọn File -> Open File -> Chọn tới file text đã lưu. Kiểm tra lại xem thông tin đã chuẩn chưa: Năm, Tháng, Kho, Ngày, các ID của chứng từ kiểm kê. Nếu chuẩn rồi thì bấm F5 (Mũi tên tam giác xanh) để chạy các câu lệnh sql.

Kết quả là các mặt hàng còn tồn trong phần mềm (Cột cuối cùng: Dư cuối kỳ), nhưng không có trong các phiếu kiểm kê. -> Copy paste ra 1 file excel (Cột 2 để dạng text)

Lưu ý: Kiểm tra lại 1 số mã xem có khớp với tồn cuối kỳ trong phần mềm không. Nếu không khớp thì kiểm tra lại file text: Có thể bị sai ở dòng nào đó (Kiểm tra tại tất cả các dòng có năm, tháng, kho đã trùng nhau chưa)