Cách sử dụng công cụ DataImport

Công cụ DataImport: Là 1 công cụ do VNUNI viết nhằm hỗ trợ các khách hàng đang sử dụng phần mềm bán hàng VNUNI có thể:

- Thêm mới thông tinh danh mục Nhóm hàng hóa; Danh mục hàng hóa; Số dư tồn kho đầu kỳ về lượng và giá trị hàng tồn kho một cách nhanh trong từ file excel.

- Cập nhật lại thông tin Danh mục hàng hóa: Sửa lại tên nhóm hàng; tên hàng hóa; giá của hàng hóa (Trừ mã hàng không thay đổi được -> Nếu sai xóa đi tạo mã mới)

B1: Tải File nén DataImport.Zar

- Đối với các phiên bản phần mềm từ 2.4.7 RC4 trở xuống => Download tại đây

- Đối với phiên bản phầm mềm 2.4.7 RC5 => Download tại đây (Bản này cho phép Import Cột MaVachNSX có thể chứa nhiều mã vạch nhà sản xuất, ngăn cách nhau bởi dấu phảy)

B2: Tìm đến thư mục đã tải về và giải nén

Trong thư mục DataImport bao gồm có 3 file:

- File Data: Là file kết nối đến cơ sở dữ liệu của phần mềm

- DataImport.exe

- VNUNI_SIC_InventoryItem.xls: File excel chuẩn

B3: Điền thông tin vào file excel

Mở file VNUNI_SIC_InventoryItem.xls -> File này gồm 4 sheet:

- Sheet 1: tb_O_Product: Danh mục hàng hóa

- Sheet 2: tb_T_InventoryOpeningBalance: Số dư tồn kho đầu kỳ

- Sheet 3: VAT : Thuế giá trị gia tăng

- Sheet 4: tb_M_Category: Danh mục nhóm hàng hóa

Trước tiên: Cần khai báo thông tin Sheet 4: tb_M_Category như hình 1

Sau khi xong Sheet 4 (tb_M_Category: Danh mục nhóm hàng hóa) -> Chuyển sag điền thông tin cho Sheet 1 (tb_O_Product: Danh mục hàng hóa) gồm 11 cột như hình 2

- NhomCap1 và NhomCap2 copy từ Sheet 4 sang.

- MaVTSPHH: Mã hàng hóa được format dạng text (Nếu ko dùng cột MaVachNSX thì để luôn mã vạch nhà sx là mã vạch sản phẩm luôn)

- MaVachNSX: Mã vạch của NSX trên bao bì của hàng hóa - có thể dùng đầu đọc để quét mã hàng vào ô này, nếu không có bỏ trống.

- TenVN: Tên tiếng việt của hàng hóa

Phần mềm VNUNI sử dụng bản mã TCVN3 nên fải chọn TCVN3 nếu không import vào phần mềm sẽ bị lỗi font chữ. Font chữ đi kèm bản mã TCVN3: Có dấu chấm ở trước như .vntime hoặc .vnarial

(Trước khi gõ tên sản phẩm cần chọn font trước, bấm ctrl+shift+f2 để chuyển đổi bảng mã sang TCVN3 hoặc kích chuột fai vào biểu tượng V ở góc phải màn hình -> Chọn TCVN3)

- TenEN: Tên tiếng anh, nếu không có thì bỏ trống

- DonViTinh: Điền đơn vị tính như cái, chiếc...có thể bỏ trống

- DonGiaNhap: Nhập giá nhập của hàng hóa

- DonGiaBan: Nhập giá bán buôn của hàng hóa

- DonGiaBanLeST: Nhập giá bán lẻ của hàng hóa

- VAT: Nếu không áp dụng thuế thì bỏ trống, nếu áp dụng thuế thì nhìn copy ID bên sheet 3 (VAT)

Hình 2: Sheet1: tb_O_Product: Danh mục hàng hóa

Sau khi điền xong thông tin của Sheet 1 thì chuyển sang Sheet 2 (tb_T_InventoryOpeningBalance: Số dư đầu kỳ). Nhìn mẫu như hình 3 bên dưới:

ThangDK, MaKho, MaVTSPHH, SLDK được format dạng text có dấu xanh ở trước

Hình 3: Sheet2: tb_T_InventoryOpeningBalance: Số dư đầu kỳ

Sau khi thì lưu lại file excel VNUNI_SIC_InventoryItem.xls -> Chuyển sang bước 4

B4: Chạy File DataImport.exe

Tìm tới thư mục DataImport -> Chạy file DataImport.exe

Chọn tích Thêm mới, chọn 3 tích Danh mục nhóm hàng, Danh mục hàng hóa, Dư đầu kỳ hàng hóa -> Chọn Kết nhập -> Báo Finish là xong.

Vào phần mềm kiểm tra lại xem các mặt hàng trong excel đã được import vào bảng tồn đầu kỳ chưa. So sánh số dòng trong excel so với số bản ghi trong phần mềm.

Nếu số bản ghi bằng với số dòng trong file excel -> Quá trình import đã thành công, nếu số bản ghi trong phần mềm ít hơn so với excel thì cần kiểm tra lại file excel xem có thông tin nào nhập sai không...Nếu KH không kiểm tra được thì có thể liên hệ với VNUNI để được hỗ trợ.

Có thể kiểm tra kết quả tại Công cụ Tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn.

Chọn Công cụ quản lý -> Tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn

- Dư ĐK (Lg): Dư đầu kỳ về lượng;

- Dư ĐK (Gtrị): Dư đầu kỳ về giá trị tiền = Giá vốn đầu kỳ * Số lượng

Dư ĐK (Lg) & Dư ĐK (Gtrị) chính là 2 giá trị nhập trong mục Nhập số dư tồn kho đầu kỳ từ phần mềm hoặc import từ excel.

Trong trường hợp muốn sửa lại thôn tin tên hàng, giá thì điền lại thông tin vào file excel. Khi chạy file DataImport.exe thì chọn Cập Nhật. Kết quả Danh mục hàng hóa sẽ được thay đổi lại thông tin theo file excel vừa tạo