Kiểm kê kho

1. Chức năng

Kiểm kê kho (Phiếu điều chỉnh) trong phần mềm bán hàng VNUNI: Cho phép người dùng điều chỉnh số lượng hàng hóa thực tế so với số lượng sổ sách (số lượng từ phần mềm) nhằm phục vụ công tác kiểm kê theo định kỳ (kiểm kê toàn bộ, kiêm kê theo nhóm, theo khu vực,...)

Lưu ý: Khi đã làm phiếu kiểm kê kho, thì không được sửa xóa các chứng từ trước phiếu kiểm kê

Vì phiếu kiểm kê kho lấy số tồn sổ tại thời điểm kiểm kê, nếu sửa xóa chứng từ trước đó thì số tồn khi đó sẽ không = với số tồn sổ sách tại thời điểm kiểm kê.

Trong trường hợp sửa lại các chứng từ trước phiếu kiểm kê thì phiếu kiểm kê đó cần sửa lại bằng cách: Mở phiếu kiểm kê lên ->Bấm Ctrl+R: Để phần mềm cập nhật lại tồn sổ sách đúng bằng tồn trước phiếu kiểm kê mà sau khi đã sửa lại chứng từ trước phiếu kiểm kê đó.

2. Thao tác

Kiểm kê kho có thể thực hiện trực tiếp trong phần mềm hoặc kiểm kê bằng máy kiểm kê kho

a. Kiểm kê trực tiếp trong phần mềm

Chọn Quản lý kho -> Kiểm kê kho:

Cách 1: Quét mã hoặc nhấn F4 tại ô mã hàng để tìm kiểm sản phẩm cần kiểm kê

- Hướng dẫn bằng video

- Hướng dẫn qua hình ảnh

Chọn Thêm mới (Ctrl+N): Chọn kho hàng cần kiểm kê, nhấn F11 về ô mã hàng: Tại đây có thể nhấn F4 để tìm mã hàng (hoặc có thể tuýt mã vạch): gõ số lượng kiểm kê được vào ô Tồn thực tế, chọn Lý do điều chỉnh -> Thêm (ctrl+A) -> Sau đó Ghi lại (Ctrl+S) để lưu lại phiếu kiểm kê.

- Tồn sổ sách: Số lượng tồn trên sổ sách của hàng hóa hiện thời. Giá trị này được chương trình tự động tính và hiển thị sau khi người dùng thêm “Hàng hóa” hiện thời vào chứng từ.

- Tồn thực tế: Số lượng tồn thực tế trong kho sau khi kiểm kê của “Hàng hóa” hiện thời.

- Chênh lệch: Số lượng “Hàng hóa” chênh lệch giữa tồn trên sổ sách và tồn thực tế. “Chênh lệch” được chương trình tự động tính bằng công thức: “Chênh lệch” = “Tồn thực tế” – “Tồn sổ sách”

Cách 2: Có thể import từ file text hoặc file excel

Trước khi tiến hành kiểm kê, người dùng có thể vào Công cụ quản lý -> Tổng hợp nhập xuất tồn: Để xem tồn kho hiện tại trong phần mềm, nhấn Ctrl+x để lưu ra excel.

Hoặc có thể vào Danh mục hàng hóa -> Ctrl+x lưu ra file excel

File excel được lấy ra từ danh mục hàng hóa, hoặc bảng Tổng hợp Nhập xuất tồn -> sau đó chỉ giữa lại cột mã hàng hóa, các cột khác xóa bỏ. Điền số lượng kiểm kê được vào cột thứ 2 như hình dưới:

Chú ý: File excel được lưu dưới dạng đuôi .csv, đặt tên không dấu, không được lưu trong thư mục đặt tên có dấu. (Nếu file .csv đặt tên có dấu, hoặc đặt trong thư mục có dấu thì khi import phần mềm sẽ ko ra thông báo gì cả và cũng ko import được nội dung file .csv vào phiếu kiểm kê)

Sau khi file cvs đã xong -> Vào phần mềm chọn Kiểm kê kho -> Thêm mới -> Khác (Alt+K) -> Chọn Import dữ liệu kiểm kê -> Chọn đến file csv đã lưu:

-> Chọn Ghi lại (Ctrl+S) để lưu lại thông tin phiếu kiểm kê ->Xem lại kết quả tồn kho sau khi thực hiện phiếu kiểm kê.

Chọn Công cụ quản lý -> Tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn: Dư CK (lg) - số dư tồn kho được cập nhật lại theo đúng phiếu kiểm kê vừa được tạo.

b. Kiểm kê bằng máy kiểm kê kho

Máy kiểm kê kho: Là 1 thiết bị cầm tay nhỏ, nhẹ, là công cụ thu thập dữ liệu di động một cách nhanh chóng. Với nhiều tùy chọn cho phép thu thập dữ liệu, quản lý kho qua mạng không dây (wifi, di động,…).

Ví dụ: Có thể xem cách thức hoạt động của máy kiểm kê kho PDT-8A

Người dùng sử dụng máy đem tới các kệ hàng để tuýt mã vạch của từng sản phẩm. Mã và số lượng (tồn thực tế) được lưu trong máy kiểm kê.

C1: Import trực tiếp vào phiếu kiểm kê

Con chuột để tại vị trí Mã hàng <F4-Tra cứu>: Sau đó vào máy kiểm kê bấm Send USB. Kết quả như hình dưới

C2: Lưu ra file text hoặc excel. Sau đó vào phiếu kiểm kê chọn Import dữ liệu kiểm kê

Sau khi có dữ liệu kiểm kê kho từ máy kiểm kê là các file .txt

Chọn Quản lý kho -> Kiểm kê kho:

Nhấn Thêm mới (Ctrl+N): Chọn Kho hàng -> Nhấn nút Khác (Alt+K) -> chọn Import dữ liệu kiểm kê: tìm đến file .txt cần import

Kết quả của việc thực hiện import từ file txt như sau:

Sau khi xong thì nhấn Ghi lại (hoặc dùng phím tắt ctrl+S) để lưu lại phiếu kiểm kê

3. Thông tin chi tiết Phiếu kiểm kê

Phiếu kiểm kê bao gồm 3 phần: Thông tin chi tiết về phần đầu; Thông tin chi tiết về phần giữa; Thông tin chi tiết về phần cuối.

a. Thông tin chi tiết về phần đầu của phiếu kiểm kê

- Số chứng từ: Khóa chính của chứng từ “Phiếu điều chỉnh”, thông tin này mặc định do chương trình tự sinh ra, có giá trị tăng dần, có tính duy nhất và là thông tin bắt buộc phải nhập.

- Ngày chứng từ: Ngày doanh nghiệp kiểm kê kho, định dạng ngày gồm hai chữ số, tháng gồm hai chữ số và năm gồm bốn chữ số. “Ngày chứng từ” được chương trình lấy ngày mặc định là ngày trên hệ thống máy tính chứa cơ sở dữ liệu và “Ngày chứng từ” không được phép để trống.

- Kho hàng: Kho của doanh nghiệp chứa “Hàng hoá” đang được kiểm kê, người dùng có thể tuỳ chọn kho hàng cần kiểm kê. “Kho hàng” được lấy ra từ danh sách kho hàng trong danh mục “Kho hàng” của chương trình (mặc định là “Kho hàng hoá chính”).

- Tài khoản: Tài khoản của chứng từ “Phiếu điều chỉnh” dùng để tích hợp với hệ thống kế toán

- Diễn giải: Thông tin diễn giải về chứng từ “Điều chuyển kho” hiện thời.

b. Thông tin chi tiết về phần giữa của phiếu kiểm kê

- Mã hàng: Mã của “Hàng hóa” đang được kiểm kê, “Mã hàng” được lấy ra từ danhsách “Hàng hóa” có trong danh mục “ Hàng hóa” của chương trình.

- Tên hàng: Tên của “Hàng hóa” đang được doanh nghiệp kiểm kê. “Tên hàng” sẽ được hiển thị sau khi người dùng chọn mã của “Hàng hóa” đó.

- Tồn sổ sách: Số lượng tồn trên sổ sách của hàng hóa hiện thời. Giá trị này được chương trình tự động tính và hiển thị sau khi người dùng thêm “Hàng hóa” hiện thời vào chứng từ.

- Tồn thực tế: Số lượng tồn thực tế trong kho sau khi kiểm kê của “Hàng hóa” hiện thời.

- Chênh lệch: Số lượng “Hàng hóa” chênh lệch giữa tồn trên sổ sách và tồn thực tế. “Chênh lệch” được chương trình tự động tính bằng công thức: “Chênh lệch” = “Tồn thực tế” – “Tồn sổ sách”

- Giá vốn: Giá vốn của “Hàng hóa” hiện thời đang được kiểm kê, được tính theo phương pháp tính giá vốn và được dựa trên các giá nhập và số lượng nhập ở các phiếu nhập hàng tính đến thời điểm tính giá vốn.

c. Thông tin chi tiết về phần cuối của phiếu kiểm kê

- Tổng giá trị: Tổng số tiền chênh lệch của tất cả “Hàng hóa” trong chứng từ “Phiếu điều chỉnh” hiện thời.

Để thêm “Hàng hóa” cần kiểm kê, người dùng đưa con trỏ chuột về cột , nhập mã hàng hóa cần kiểm kê, bấm F4 ở bàn phím (hoặc quét mã vạch) để tra cứu mã hàng hoá doanh nghiệp cần “Kiểm kê kho”.

- Tổng cộng: Bao gồm 3 cột: Tổng số lượng tồn sổ sách, tổng số lượng tồn thực tế và tổng chênh lệch