Đơn đặt mua hàng

1. Chức năng

Chức năng Đơn đặt mua hàng - PO (Purchase Order) trong phần mềm bán hàng VNUNI cho phép người dùng có thể đặt mua hàng và quản lý các Đơn đặt mua hàng với Nhà cung cấp.

Tính chất:

• Việc ghi chép và theo dõi thông tin Đơn đặt mua hàng là không bắt buộc trong quy trình quản lý mua hàng của một công ty.

• Lập Đơn đặt mua hàng chỉ mang tính chất kế hoạch và theo dõi tiến độ, trạng thái, tình hình đặt mua hàng. Lập Đơn đặt mua hàng không phải là ghi chép nghiệp vụ đã phát sinh, không ảnh hưởng đến tồn kho hàng hóa, công nợ phát sinh,…

• Nếu công ty tiến hành ghi chép và theo dõi theo Đơn đặt mua hàng thì nhất thiết phải lập phiếu này trước phiếu nhập mua hàng có liên quan. Và khi hạch toán (ghi chép) phiếu Nhập mua hàng thì phải chỉ rõ phiếu Nhập mua này cho Đơn đặt mua hàng nào?

2. Cách tạo một đơn đặt mua hàng

a. Tạo đơn hàng trực tiếp trong phần mềm

Chọn Quản lý mua hàng -> Đơn đặt mua hàng:

Chọn Thêm mới (Ctrl+N)

Tại ô Mã nhà cung cấp: - Nhấn F4: Tra cứu thông tin Nhà cung cấp đã có;

F2: Tạo Nhà cung cấp mới -> Ghi lại (Ctrl+S)

Khi chọn xong Nhà cung cấp thì phần mềm sẽ hiện ra thông báo như hình: "Nạp danh sách của nhà cung cấp có số lượng tồn kho dưới mức tồn tối thiểu?"

Nếu chọn có thì phần mềm tự động chọn các mặt hàng của NCC này có mức tồn tối thiểu <=0 hoặc bằng số lượng tồn tối thiểu đã được đặt ở danh mục hàng hóa.

Nếu chọn không thì Nhấn F11 để con trỏ chuột về ô Mã hàng (F4-Tra cứu) ->Nhấn F4: Tra cứu mã hàng cần đặt hàng với NCC, gõ số lượng vào ô SL đặt -> Enter xuống dòng - Ctrl+A: Thêm hàng xuống dòng. Sau khi đã chọn xong mã hàng và số lượng đặt thì chọn Ghi lại (Ctrl+S) để lưu lại đơn đặt mua hàng.

Có thể mở lại đơn đặt bán hàng đã tạo để xem lại thông tin (Click chuột trái hoặc kích chuột phải chọn xem)

F8: Sửa lại số lượng đặt; F3: Xem, sửa lại thông tin của 1 mặt hàng

b. Tạo đơn hàng từ file excel

Import từ file excel có thể import cả những mặt hàng mới chưa hề có trong danh mục hàng hóa hoặc những mặt hàng đã tồn tại trong danh mục hàng hóa. File excel được lưu dưới dạng đuôi file .csv (Comma delimited)

Trên Đơn đặt hàng: Người dùng chọn Khác hoặc bấm Phím tắt là Alt K, sau đó di chuyển mũi tên trên bàn phím để chọn đến Import chi tiết dòng hàng có cập nhật hoặc không cập nhật danh mục.

* Import chi tiết dòng hàng (Cập nhật danh mục): Là cập nhật những mặt hàng hoàn toàn mới chưa hề có trong danh

Trong file .csv sẽ bao gồm 10 cột như thông báo ở dưới (Riêng cột Nhóm cấp 2 nếu trong phần mềm chỉ có 1 nhóm thì nhóm cấp 2 có thể để trống

* Import chi tiết dòng hàng (Không cập nhật danh mục): Là import những mã hàng đã có trong danh mục hàng hóa, nên file .cvs chỉ cần 4 cột như thông báo dưới

* Muốn in đơn Đặt mua hàng thì mở lại đơn đặt mua hàng cần in bấm In (Ctrl P) để in ra máy in

* Muốn xuất Đơn đặt mua hàng ra excel: Mở lại đơn đặt mua hàng cần in bấm In ra màn hình như dưới, để xuất excel bấm Export

Sau đó bấm Đồng ý, rồi quay lại thư mục đã lưu để mở file excel vừa được lưu.

d. Tra cứu lại thông tin các Đơn đặt mua hàng đã đặt

Có thể xem chi tiết bảng kê từng mặt hàng đã đặt: Chọn Công cụ quản lý -> Tra cứu hàng theo chứng từ: Chọn kho hàng, chọn giao dịch là Đơn đặt mua hàng.

3. Chi tiết thông tin trên Đơn đặt mua hàng

Đơn đặt mua hàng được chia làm 3 phần: Thông tin chi tiết về phần trên chứng từ “Đơn đặt mua hàng”; Thông tin chi tiết về phần giữa chứng từ “Đơn đặt mua hàng”; Thông tin chi tiết về phần cuối chứng từ “Đơn đặt mua hàng”

3.1.Thông tin chi tiết về phần trên chứng từ “Đơn đặt mua hàng”

- Số đơn hàng: Khóa chính của “Đơn đặt mua hàng”, thông tin này mặc định do chương trình tự sinh ra, có giá trị tăng dần, có tính duy nhất và là thông tin bắt buộc phải nhập.

- Ngày đơn hàng: Ngày đặt hàng có định dạng ngày gồm hai chữ số, tháng gồm hai chữ số và năm gồm bốn chữ số. “Ngày đơn hàng” được chương trình lấy ngày mặc định là ngày trên hệ thống máy tính chứa cơ sở dữ liệu và “Ngày đơn hàng” không được phép để trống.

- Số ch.từ liên quan: Số của chứng từ liên quan đến “Đơn đặt mua hàng”.

- Mã nhà cung cấp: Mã của “Nhà cung cấp” doanh nghiệp cần đặt hàng. “Mã nhà cung cấp” được chọn từ danh sách nhà cung cấp của chương trình và là thông tin bắt buộc phải nhập. Khi người dùng chọn “Mã nhà cung cấp”, “Tên nhà cung cấp” tương ứng sẽ được hiển thị bên cạnh “Mã nhà cung cấp”.

- Nợ hiện thời: Số tiền doanh nghiệp còn nợ “Nhà cung cấp” tính đến thời điểm hiện tại. “Nợ hiện thời” được tổng hợp từ các giao dịch mua hàng chưa được thanh toán tính đến thời điểm hiện tại.

- Trạng thái đơn hàng: Trạng thái của đơn đặt hàng hiện thời. Khi “Đơn đặt mua hàng” ở trạng thái “Thêm mới”, hoặc hàng chưa được nhập vào kho thì “Trạng thái đơn hàng” sẽ được mặc định là “Đang mở”, “Đơn đặt mua hàng” sẽ có trạng thái “Đã nhập hàng” nếu hàng hóa đã được nhập vào kho, “Nhập một phần” nếu một phần hàng hóa trong “Đơn đặt mua hàng” đã được nhập vào kho và “Hủy” nếu người dùng hủy “Đơn đặt mua hàng”.

- Ngày nhập dự kiến: Ngày doanh nghiệp dự kiến nhập hàng từ “Đơn đặt mua hàng” hiện thời.

- P. thức v. chuyển: Phương thức vận chuyển hàng hóa.

- Điều kiện thanh toán: Các điều kiện thanh toán của “Đơn đặt mua hàng”: Thanh toán ngay, thanh toán từng phần và mua nợ

- H. thức thanh toán: Hình thức thanh toán của “Đơn đặt mua hàng” đó, có thể là thanh toán bằng séc, tiền mặt,…

- Kho hàng: Kho hàng của doanh nghiệp trong chương trình, được lấy ra từ danh sách “Kho hàng” trong danh mục “Kho hàng”.

- Nhân viên: Tên của “Nhân viên” thực hiện “Đơn đặt mua hàng”, “Nhân viên” được lấy ra từ danh sách “Nhân viên” trong danh mục “Nhân viên”.

- Tiền tệ/Tỷ giá: Loại tiền tệ được sử dụng trong chứng từ và tỷ giá của tiền tệ hiện thời.

- Diễn giải: Thông tin diễn giải của “Đơn đặt mua hàng” hiện thời.

3.2.Thông tin chi tiết về phần giữa (dòng hàng) chứng từ “Đơn đặt mua hàng”

- Mã hàng: Mã của “Hàng hóa” cần đặt hàng, “Mã hàng” được lấy ra từ danh sách “Hàng hóa” có trong danh mục “ Hàng hóa” của chương trình.

- Tên hàng: Tên của “Hàng hóa” doanh nghiệp cần đặt hàng với “Nhà cung cấp”.

- SL đặt: Số lượng của mỗi “Hàng hóa” hiện thời doanh nghiệp cần đặt hàng với “Nhà cung cấp”. “Số lượng đặt” được hiển thị mặc định là “Mức đặt hàng” trong danh mục “Hàng hóa”.

- Giá gốc: Giá gốc của “Hàng hóa”, giá này được hiển thị mặc định là “Giá nhập gốc” trước thuế trong danh mục “Hàng hóa”.

- % CK: Số phần trăm chiết khấu trên từng “Hàng hóa”.

- Giá nhập: Giá nhập của “Hàng hóa”. “Giá nhập” trong chương trình phải có giá trị nhỏ hơn “Giá gốc”.

- Chiết khấu: Số tiền chiết khấu của “Hàng hóa” được chiết khấu cho khách hàng khi khách hàng mua nhiều.

- Thành tiền: Tổng số tiền của “Hàng hóa” hiện thời với “Số lượng đặt” và “Giá nhập” tương ứng. “Thành tiền” được tính theo công thức: “Thành tiền” = “Số lượng đặt” * “Giá nhập”.

3.3.Thông tin chi tiết về phần cuối chứng từ “Đơn đặt mua hàng”

- Chiết khấu/ Tiền hàng: Tổng số tiền chiết khấu/ Tổng số tiền hàng trong “Đơn đặt mua hàng”.

- Tổng tiền đơn hàng: Tổng cộng số tiền của tất cả “Hàng hóa” trong “Đơn đặt mua hàng”. “Tổng tiền đơn hàng” được tính theo công thức: “Tổng tiền đơn hàng” = “Tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT” + “Phí vận chuyển” + “Phí khác”.

ĐẶC ĐIỂM KHÁC

• Drill-Down nhanh về thông tin Nhà Cung Cấp

• Phần mềm tự động cập nhật và thể hiện Trạng thái Đơn đặt mua hàng

• Thể hiện nhanh thông tin Nợ hiện thời với Nhà Cung Cấp

• Sao chép chứng từ thành chứng từ mới: Chức năng này cho phép người dùng sao chép “Đơn đặt mua hàng” thành một “Đơn đặt mua hàng” mới.

• Sao chép chứng từ sang nhập hàng: Chức năng này cho phép người dùng sao chép “Đơn đặt mua hàng” sang một chứng từ “Phiếu nhập” mới.

• Hủy đơn đặt hàng hiện thời (Phím tắt <Ctrl+H>): Chức năng này cho phép người dùng hủy “Đơn đặt mua hàng” hiện thời.

• Xóa chứng từ hiện thời (Phím tắt <Ctrl+D>): Chức năng này cho phép người dùng xóa chứng từ “Đơn đặt mua hàng” hiện thời. Ghi chú: Người dùng kích chuột vào “Có” thì chương trình sẽ kiểm tra: Nếu “Đơn đặt mua hàng” đã được nhập hàng (Trạng thái của đơn hàng là “Nhập một phần” hoặc “Đã nhập hàng”) thì chương trình sẽ hiển thị thông báo các hóa đơn và phiếu thanh toán liên quan đến “Đơn đặt mua hàng” hiện thời và thực hiện xóa “Đơn đặt mua hàng” hiện thời và các chứng từ liên quan ra khỏi cơ sở dữ liệu. Người dùng kích chuột vào “Không” thì chương trình không thực hiện xóa “Đơn đặt mua hàng”.