Khách hàng trả lại

1. Chức năng

Chức năng Khách hàng trả lại trong phần mềm bán hàng VNUNI cho phép người dùng có thể quản lý việc trả lại hàng hóa của khách hàng khi hàng và các thông tin chi tiết của mỗi chứng từ “Khách hàng trả lại”.

Khi trả lại hàng hóa nên yêu cầu Khách hàng có hóa đơn bán hàng đã mua mặt hàng đó, sản phẩm còn tem mác.

Trên hóa đơn bán hàng nên ghi rõ có được đổi trả hàng hay không, đổi trả hàng trong bao nhiêu ngày...mọi quy định về đổi trả hàng cần phải rõ ràng, để tránh trường hợp có sự hiểu lầm giữa người mua và người bán.

Hóa đơn bán hàng khổ K80

2. Thao tác

Vào Quản lý nghiệp vụ -> Bán hàng -> Khách hàng trả lại

Chọn Thêm mới (Ctrl+N): Tại ô Mã Khách hàng nhấn F4 hoặc kích vào biểu tượng kính lúp để tìm thông tin Khách hàng, enter xuống Ô Chứng từ gốc nhấn F4 hoặc gõ số chứng từ xuất bán (Nhìn trên hóa đơn bán hàng)

Nếu khách hàng không trả hết toàn bộ số lượng hàng trong chứng từ gốc thì có thể sửa lại số lượng bằng cách nhấn F8 (hoặc kích đúp mã hàng lên trên để đánh lại số lượng vào ô SL)

Sau khi ghi lại hóa đơn đã trả lại của khách hàng, có thể mở lại hóa đơn để xem lại thông tin: Tại hóa đơn KH trả lại có thể click để xem lại thông tin của Khách hàng -> Chọn xem Lịch sử giao dịch -> chọn Xuất bán -> Mở lại hóa đơn đã bán hàng.

Đây chính là tính năng Drilldown trong phần mềm VNUNI là 1 trong những tính năng mạnh của phần mềm mà không phải phần mềm nào cũng có. Tại một đôi tượng, một con số...người dùng có thể click để drilldown (Truy ngược) về thông tin của đối tượng đó; các chứng từ phát sinh ra con số đó.

Lưu ý: Trong trường hợp Chứng từ gốc là nợ, hoặc thanh toán từng phần thì phần mềm sẽ hiển thị số tiền còn nợ. Khi đó, phải chọn lại điều kiện thanh toán tương ứng là nợ hoặc thanh toán từng phần thì mới đúng được công nợ của khách hàng ngoài thực tế.

3. Thông tin chi tiết về phần đầu chứng từ “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”

a. Thông tin chi tiết về phần đầu chứng từ “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”

- Số chứng từ: Khóa chính của “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”, thông tin này do chương trình tự sinh ra, có giá trị tăng dần, có tính duy nhất và là thông tin bắt buộc phải nhập.

- Ngày chứng từ: Ngày khách hàng trả lại hàng, định dạng ngày gồm hai chữ số, tháng gồm hai chữ số và năm gồm bốn chữ số. “Ngày chứng từ” được chương trình lấy ngày mặc định là ngày trên hệ thống máy tính chứa cơ sở dữ liệu và “Ngày chứng từ” không được phép để trống.

- Mã khách hàng: Mã của “Khách hàng” trả lại hàng doanh nghiệp. “Mã khách hàng” được chọn từ danh sách khách hàng của chương trình và là thông tin bắt buộc phải nhập. Để chọn “Khách hàng”, người dùng có thể bấm F4 trên bàn phím hoặc gõ trực tiếp “Khách hàng”, “Tên khách hàng” tương ứng sẽ được hiển thị bên cạnh “Khách hàng”.

- Nợ hiện thời: Số tiền “Khách hàng” còn nợ doanh nghiệp tính đến thời điểm hiện tại. “Nợ hiện thời” được tổng hợp từ các giao dịch bán hàng chưa được thanh toán tính đến thời điểm hiện tại.

- Người trả hàng: Tên gọi của người đến trả hàng

- Đ.kiện thanh toán: Các điều kiện thanh toán của “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại” khi khách hàng trả lại hàng doanh nghiệp: Thanh toán ngay, thanh toán từng phần và mua nợ.

Trường hợp 1: “Thanh toán ngay”: Số tiền thanh toán ngay bằng tổng giá trị mặt hàng trên hóa đơn.

Trường hợp 2: “Thanh toán từng phần”: Khách hàng chỉ thanh toán một phần với doanh nghiệp, “Hạn thanh toán” sẽ được áp dụng (chú ý: khi người dùng chọn điều kiện này thì số tiền “Thanh toán ngay” phải nhỏ hơn tổng số tiền và lớn hơn 0, nếu điều kiện này sai, chương trình sẽ xuất hiện thông báo nhắc nhở và yêu cầu người dùng nhập lại số tiền “Thanh toán ngay”)

Trường hợp 3: “Mua nợ”: Doanh nghiệp cho khách hàng nợ toàn bộ số tiền trên “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”, “Hạn thanh toán” sẽ được áp dụng. (chú ý: khi người dùng chọn điều kiện này thì số tiền “Thanh toán ngay” phải bằng 0, nếu điều kiện này sai, chương trình sẽ xuất hiện thông báo nhắc nhở và yêu cầu người dùng nhập lại số tiền “Thanh toán ngay”).

- Hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán của “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại” hiện thời, có thể là thanh toán bằng séc, tiền mặt,…

- Hạn thanh toán: Thời hạn doanh nghiệp yêu cầu “Khách hàng” phải thanh toán hết nếu “Điều kiện thanh toán” là “Mua nợ” hoặc “Thanh toán từng phần”.

- Chứng từ gốc: Chứng từ “Phiếu xuất” gốc của doanh nghiệp với “Khách hàng”. Chương trình sẽ hiển thị chi tiết về hàng hóa và tình trạng thanh toán của hàng hóa trong chứng từ.

- Kho hàng: Kho hàng của doanh nghiệp được nhập hàng khi khách hàng trả lại, được lấy ra từ danh sách “Kho hàng” trong danh mục “Kho hàng”.

- Tiền tệ/Tỷ giá: Loại tiền tệ được sử dụng trong chứng từ và tỷ giá của tiền tệ hiện thời.

- Diễn giải: Thông tin diễn giải về “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại” hiện thời.

b. Thông tin chi tiết về phần giữa (dòng hàng) chứng từ “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”:

- Mã hàng: Mã của “Hàng hóa” đang được trả lại, “Mã hàng” được lấy ra từ danh sách “Hàng hóa” có trong danh mục “ Hàng hóa” của chương trình.

- Tên hàng: Tên của “Hàng hóa” đang được “khách hàng” trả lại doanh nghiệp

- Giá bán: Giá của “Hàng hóa” doanh nghiệp đã bán cho “Khách hàng”

- SL: Số lượng hiện thời của mỗi “Hàng hóa” “Khách hàng” trả lại doanh nghiệp. “Số lượng” được hiển thị mặc định là “Số lượng” trong “Phiếu xuất” gốc (Phần IV – Mục 4) .

- % CK: Số phần trăm chiết khấu trên từng “Hàng hóa”.

- Chiết khấu: Số tiền chiết khấu của “Hàng hóa”

- Thành tiền: Tổng số tiền của “Hàng hóa” hiện thời với “Số lượng” và “Giá bán” tương ứng. “Thành tiền” được tính theo công thức: “Thành tiền” = “Số lượng” * “Giá bán”.

c. Thông tin chi tiết về phần cuối chứng từ “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”:

- Tiền hàng: Tổng số tiền chiết khấu và tổng số tiền hàng của tất cả “Hàng hóa” trong “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”.

- Tiền thuế GTGT: Tổng tiền thuế suất thuế giá trị gia tăng của tất cả “Hàng hóa” trong “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”.

- Tiền bồi thường: Số tiền “Khách hàng” phải bồi thường cho doanh nghiệp, tùy theo quy định của từng doanh nghiệp.

- Tổng tiền thanh toán: Tổng số tiền doanh nghiệp phải thanh toán với “Khách hàng”, được tính bằng công thức: “Tổng tiền thanh toán” = “Tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT” + “Tiền bồi thường”.

- Thanh toán ngay: Số tiền doanh nghiệp phải thanh toán lại ngay cho “Khách hàng”, số tiền có thể = 0, < tổng số tiền hoặc bằng “Tổng tiền thanh toán” (tùy thuộc vào “Điều kiện thanh toán” là “Mua nợ”, “Thanh toán từng” hoặc “Thanh toán ngay”.

- Còn phải trả: Số tiền doanh nghiệp còn phải trả “Khách hàng” (nếu “Điều kiện thanh toán” là “Mua nợ” hoặc “Thanh toán từng phần”), được tính bằng công thức: “Còn phải trả” = “Tổng tiền thanh toán” – “Thanh toán ngay”.

- In hóa đơn đầy đủ (% chiết khấu): Lựa chọn này giúp người dùng in hóa đơn đầy đủ các thông tin chi tiết (bao gồm cả % chiết khấu, và chiết khấu).

- In hóa đơn thành tiền: Lựa chọn này giúp người dùng in hóa đơn không đầy đủ (không có % chiết khấu và chiết khấu).

Nếu “Hàng hóa” đó được quản lý theo Serial (“Quản lý Serial/Lô” trong danh mục “Hàng hóa” được chọn là “Serial”), thì chương trình sẽ yêu cầu người dùng nhập số Serial đầu và số Serial cuối của “Hàng hóa” hiện thời. Chương trình sẽ tự tính số lượng “Hàng hóa” hiện thời khách hàng trả lại trong ô “SL” bằng cách lấy “Serial cuối” – “Serial đầu”.

Nếu “Hàng hóa” đó được quản lý theo Lô (“Quản lý Serial/Lô” trong danh mục “Hàng hóa” được chọn là “Lô”), thì chương trình sẽ yêu cầu người dùng nhập hoặc chọn “Số Lô” và “Ngày hết hạn” của “Hàng hóa” hiện thời bằng cách bấm F4

Ghi Chú

• Người dùng có thể nhập “Hàng hóa” có trong “Phiếu xuất”” kết hợp với “Hàng hóa” chưa có trong phiếu nếu những “Hàng hóa” đó cùng bán cho một “Khách hàng”.

• Người dùng có thể nhập “Hàng hóa” có trong “Phiếu xuất”” kết hợp với “Hàng hóa” chưa có trong phiếu nếu những “Hàng hóa” đó cùng bán cho một “Khách hàng”.

• Nếu “Phiếu nhập– Khách hàng trả lại” hiện thời đã được “Thanh toán ngay” hoặc “Thanh toán từng phần” thì chương trình sẽ không cho phép người dùng xóa trực tiếp “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”. Để xóa chứng từ đó, người dùng phải xóa các chứng từ liên quan bằng cách vào nút “Khác” trong màn hình chi tiết “Phiếu nhập– Khách hàng trả lại” ở trạng thái “Sửa” để xóa.

• Nếu “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại” hiện thời đã được “Thanh toán ngay” hoặc “Thanh toán từng phần” thì chương trình sẽ không cho phép người dùng xóa trực tiếp “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”. Để xóa chứng từ đó, người dùng phải xóa các chứng từ liên quan bằng cách vào nút “Khác” trong màn hình chi tiết “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại” ở trạng thái “Sửa” để xóa.

• Khi người dùng sửa, xóa “Phiếu nhập – Khách hàng trả lại”, chương trình sẽ tính lại giá vốn của hàng hóa đó.

ĐẶC ĐIỂM KHÁC

• Drill-Down nhanh về thông tin chi tiết của Khách Hàng

• Thể hiện nhanh thông tin Nợ hiện thời của Khách Hàng

• Có thể tra cứu nhanh lịch sử Trả lại hàng của Khách Hàng