Cách import từ file excel vào phần mềm

Cách import từ file excel vào phần mềm bán hàng VNUNI: Hay còn gọi là cách nhập hàng bằng file excel vào phần mềm bán hàng VNUNI: VNUNI hỗ trợ import từ file excel vào phần mềm thông qua phiếu nhập mua (nhập hàng) ở trong phần mềm. Giúp người dùng cập nhật nhanh chóng thông tin phiếu nhập của từng nhà cung cấp với đầy đủ các thông tin: Mã hàng hóa, tên sản phẩm, giá nhập, giá bán buôn, bán lẻ, đơn vị tính, số lượng, %CK, nhóm hàng hóa.

=>>Lưu ý: Trước khi tạo file .cvs thì chọn bảng mã là TCVN3 (phím tắt là ctrl+shif+F2). Sau đó Ở file .csv chọn các font chữ có dấu trấm ở trước như: .VnArial; .vntime...Nếu không chọn font chữ của bảng mã TCVN3 mà vẫn để font của bảng mã unicode thì khi import vào phần mềm sẽ bị lỗi font. (Vì phần mềm VNUNI sử dụng bảng mã TCVN3)

File excel được lưu dưới dạng *.csv (Comma delimited). Đặt tên file không viết chữ tiếng việt có dấu.

1. Nhập hàng chưa có trong danh mục

- Là nhập những mặt hàng chưa có trong danh mục hàng hóa: Chưa hề nhập vào phần mềm, phần mềm sẽ thêm mới đầy đủ các thông tin ở file excel vào danh mục hàng hóa: Mã hàng, nhóm hàng, tên sản phẩm, đơn vị tính, giá nhập, giá bán buôn, giá bán lẻ, số lượng, %CK

=>> Link Download file mẫu : File excel có 10 cột (từ cột A -> J) được lưu dưới dạng .csv như hình dưới:

Trong đó:

Cột A: Mã hàng hóa (Format để dạng text: Nếu ko thì sẽ bị mất định dạng đối với các mã số 0 ở trước, nếu ko chọn text sẽ bị mất số 0 -> Import vào phần mềm xong thì đầu đọc quét sẽ báo không thấy vì mã bị thiếu số 0)

Cột B: Nhóm cấp trên: Số thứ tự nhóm cấp trên trong phần mềm

Cột C: Tên sản phẩm: Thông tin tên hàng hóa

Cột D: Đơn vị tính: Chiếc, cái, hộp, bịch, chai, lọ...

Cột E: Giá nhập: Để kiểu số ko có dấu phảy

Cột F: Giá bán buôn: Để kiểu số ko có dấu phảy

Cột G: Số lượng nhập

Cột H: %CK: Số phần trăm được NCC chiết khấu, nếu không có thì để trống.

Cột I: Nhóm cấp 2: Số thứ tự nhóm cấp dưới trong phần mềm, nếu không có thì thể để trống.

Cột J: Giá bán lẻ: Để kiểu số ko có dấu phảy

Trong trường hợp nếu có thuế (VAT) thì thêm 1 cột sau cột J

Sau khi import thành công vào phần mềm thì mới tắt file excel đi. Vì nếu tắt luôn mở lại sẽ bị mất định dạng text ban đầu của mã hàng (Sẽ không còn số 0 đối với các mã có số 0 ở trước hoặc thay đổi thành 8.939E+11 đối với các mã có đầu số 893...) => Vì nếu không đúng với mã vạch quét trên sản phẩm thì khi bán hàng quét mã sẽ báo không tìm thấy

Sau khi tạo xong file *.csv thì vào phần mềm -> Chọn Nhập mua ->Nhấn “Thêm mới – Ctrl+N”. Chọn nút Khác (hoặc nhấn Alt+K) -> Chọn Import chi tiết dòng hàng (cập nhật danh mục). Chọn đến file cvs đã lưu.

Kết quả import thành công từ file .cvs như hình dưới:

So sánh tổng số dòng trong file csv và trên phần mềm, 5/5 thể hiện dòng hàng: có 5 dòng hàng. Sau khi so sánh với file csv đã chuẩn thì nhấn ghi lại.

Sau đó mở lại chứng từ vừa import để xem lại

2. Nhập hàng đã có trong danh mục

- Các mặt hàng trước đó đã được nhập vào trong phần mềm -> Khi import thì phần mềm sẽ chỉ cập nhật thêm số lượng, giá nhập của mã hàng đó chứ không làm thay đổi thông tin: Mã hàng hóa, nhóm hàng, tên hàng, đơn vị tính.

File excel: Gồm 3 cột: Mã hàng, Giá nhập, Số lượng => File mẫu

Trong trường hợp nếu có %CK của NCC thì thêm cột %CK vào sau cột 3 (cột số lượng)

Vào Nhập mua -> Thêm mới (Ctrl+N) -> Chọn Khác (Alt + K). Chọn Import chi tiết dòng hàng (Không cập nhật danh mục).

3, Một số lỗi khi Import

a. File cvs đặt tên tiếng việt có dấu: "NCC- Lan Hương.csv" hoặc lưu ở trong Thư mục đặt tên có dấu

Cách sửa lỗi -> Đặt lại file không dấu: "NCC - Lan Huong.csv" , nếu thư mục đặt tên có dấu thì sửa lại tên thư mục

b, Cột giá chưa dấu phảy

Cột giá có dấu phảy nên import báo lỗi -> Cần bỏ dấu phảy

Cách sửa lỗi: Bỏ định dạng dấu phảy ở cột giá -> Import lại bình thường

c, Tên hàng chứa dấu phảy

Cách sửa lỗi: Bỏ dấy phảy ở tên hàng -> Import bình thường