Đơn đặt bán hàng

1. Chức năng

Chức năng Đơn đặt bán hàng - SO (Sales Order) trong phần mềm bán hàng : Cho phép người dùng có thể lập các đơn đặt hàng khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng. Giúp quản lý chi tiết các đơn đặt hàng mà các khách hàng đã đặt.

2. Thao tác

Chọn Quản lý bán hàng -> Đơn đặt bán hàng:

Khi có khách hàng đặt hàng, để thêm mới một đơn đặt bán hàng thì tại màn hình danh sách Đơn đặt bán hàng chọn Thêm mới (Ctrl+N)

Tại ô Mã khách hàng: Điền mã, hoặc tên hoặc nhấn F4 để tra cứu thông tin khách hàng đã có F2: Tạo mới khách hàng.

Sau đó nhấn F11 để con trỏ chuột về ô Mã hàng (F4-Tra cứu) -> Nhấn F4: Tra cứu mã hàng khách hàng đặt, gõ số lượng vào ô SL đặt -> Ctrl+A: Thêm hàng xuống dòng. Sau khi đã chọn xong mã hàng và số lượng khách hàng đặt thì chọn Ghi lại (Ctrl+S) để lưu lại đơn đặt hàng.

F8: Sửa lại số lượng đặt; F3: Xem, sửa lại thông tin của 1 mặt hàng

Có thể mở lại đơn đặt bán hàng đã tạo để xem lại thông tin (Click chuột trái hoặc kích chuột phải chọn xem)

Có 4 trạng thái Đơn đặt bán hàng

- Đang mở: Đơn đặt hàng mới chỉ được tạo, chưa được chuyển sang hóa đơn Xuất hàng.

- Xuất một phần: SL trong hóa đơn Xuất hàng ít hơn SL đã đặt.

- Đã xuất hàng: SL trong hóa đơn Xuất hàng = SL đã đặt.

- Hủy: Đơn đặt hàng sẽ không được sao chép được sang Xuất hàng, chỉ được sao chép thành một Chứng từ mới.

Nếu chỉ tạo ra đơn đặt bán hàng thì số lượng hàng trong kho chưa giảm, mới chỉ lưu ở thông tin của đơn đặt bán hàng

Khi khách hàng đồng ý lấy hàng thì có thể mở đơn hàng lên chọn Sao chép sang chứng từ xuất hàng -> Phần mềm sẽ mở ra một phiếu xuất

Ví dụ: Đơn đặt bán hàng khách hàng đã đặt 3 sản phẩm, nhưng sau đó chỉ lấy 2 sản phẩm. Vậy số lượng khách hàng mua ít hơn số lượng khách hàng đã đặt -> Vậy Trạng thái đơn hàng sẽ là Xuất một phần

Có thể Chọn In để in ra máy in, hoặc lưu dạng file pdf gửi khách hàng: Click đúp để mở đơn đặt bán hàng đã lập, bấm In để in ra máy in hoặc in ra file pdf

Khi bấm in sẽ ra màn hình bên dưới:

Sau đó bấm Print: Nếu in ra máy in lazer thì chọn máy in đã cài như Canon 2900, hp...để in ra giấy

Còn nếu cần in Pdf thì chọn pdfFactoryPro (Là phần mềm được cài đặt để in ra file Pdf -> Xem Tại đây)

Sau đó bấm Print sẽ ra màn hình dưới: Tích chọn Embed all fonts để có thể xem ở các máy khác ko bị lỗi font, bấm chữ H để lưu file (Đặt tên, chọn thư mục lưu file)

Tại màn hình danh sách các chứng từ Đơn đặt bán hàng người dùng có thể chọn Lọc (F6) để lọc trạng thái của đơn hàng

Có thể xem chi tiết bảng kê từng mặt hàng đã đặt: Chọn Công cụ quản lý -> Tra cứu hàng theo chứng từ: Chọn kho hàng, chọn giao dịch là Đơn đặt bán hàng

Tại màn hình danh sách này có thể click vào mã hàng cần xem để Drilldown về Chi tiết đơn hàng; Chi tiết khách hàng; Chi tiết kho hàng; Chi tiết hàng hóa

- Xem lại thông tin chi tiết của Đơn đặt bán hàng:

Tương tự click để chọn xem Chi tiết khách hàng; Chi tiết kho hàng; Chi tiết hàng hóa

3. Thông tin chi tiết của Đơn đặt bán hàng

Đơn đặt đặt bán hàng được chia làm 3 phần: Phần trên; phần giữa và phần cuối của chứng từ

3.1 Thông tin chi tiết về phần trên chứng từ “Đơn đặt bán hàng”:

- Số đơn hàng: Khóa chính của “Đơn đặt bán hàng”, thông tin này mặc định do chương trình tự sinh ra, có giá trị tăng dần, có tính duy nhất và là thông tin bắt buộc phải nhập.

- Ngày đơn hàng: Ngày đặt hàng có định dạng ngày gồm hai chữ số, tháng gồm hai chữ số và năm gồm bốn chữ số. “Ngày đơn hàng” được chương trình lấy ngày mặc định là ngày trên hệ thống máy tính chứa cơ sở dữ liệu và “Ngày đơn hàng” không được phép để trống.

- Số ch.từ liên quan: Số của chứng từ liên quan đến “Đơn đặt bán hàng”.

- Mã khách hàng: Mã của “Khách hàng” đặt hàng với doanh nghiệp. “Mã khách hàng” được chọn từ danh sách khách hàng của chương trình và là thông tin bắt buộc phải nhập. Khi người dùng chọn “Mã khách hàng”, “Tên khách hàng” tương ứng sẽ được hiển thị bên cạnh “Mã khách hàng”.

- Nợ hiện thời: Số tiền “Khách hàng”còn nợ doanh nghiệptính đến thời điểm hiện tại. “Nợ hiện thời” được tổng hợp từ các giao dịch bán hàng chưa được thanh toán tính đến thời điểm hiện tại.

- Trạng thái đơn hàng: Trạng thái của đơn đặt bán hàng hiện thời. Khi “Đơn đặt bán hàng” ở trạng thái “Thêm mới”, hoặc hàng chưa được xuất kho thì “Trạng thái đơn hàng” sẽ được mặc định là “Đang mở”, “Đơn đặt bán hàng” sẽ có trạng thái “Đã xuất hàng” nếu hàng hóa đã được nhập vào kho, “Xuất một phần” nếu một phần hàng hóa trong “Đơn đặt bán hàng” đã được xuất vào kho và “Hủy” nếu người dùng hủy “Đơn đặt bán hàng”.

- Ngày xuất dự kiến: Ngày doanh nghiệp dự kiến xuất hàng cho khách hàng từ “Đơn đặt bán hàng” hiện thời.

- P. thức v. chuyển: Phương thức vận chuyển hàng hóa.

- Điều kiện thanh toán: Các điều kiện thanh toán của “Đơn đặt bán hàng”: Thanh toán ngay, thanh toán từng phần và mua nợ

- H. thức thanh toán: Hình thức thanh toán của “Đơn đặt bán hàng” đó, có thể là thanh toán bằng séc, tiền mặt,…

- Kho hàng: Kho hàng của doanh nghiệp trong chương trình, được lấy ra từ danh sách “Kho hàng” trong danh mục “Kho hàng”.

- Nhân viên: Tên của “Nhân viên” thực hiện “Đơn đặt bán hàng”, “Nhân viên” được lấy ra từ danh sách “Nhân viên” trong danh mục “Nhân viên”.

- Tiền tệ/Tỷ giá: Loại tiền tệ được sử dụng trong chứng từ và tỷ giá của tiền tệ hiện thời.

- Diễn giải: Thông tin diễn giải của “Đơn đặt bán hàng” hiện thời.

3.2. Thông tin chi tiết về phần giữa (dòng hàng) chứng từ “Đơn đặt bán hàng”:

- Mã hàng: Mã của “Hàng hóa” khách hàng đặt hàng, “Mã hàng” được lấy ra từ danh sách “Hàng hóa” có trong danh mục “ Hàng hóa” của chương trình.

- Tên hàng: Tên của “Hàng hóa” khách hàng đặt hàng với doanh nghiệp.

- SL đặt: Số lượng của mỗi “Hàng hóa” hiện thời khách hàng đặt hàng. “Số lượng đặt” được hiển thị mặc định là 1.

- Giá bán: Giá bán của “Hàng hóa”, giá này được hiển thị mặc định là “Giá bán” trước thuế trong danh mục “Hàng hóa”.

- % CK: Số phần trăm chiết khấu trên từng “Hàng hóa”.

- Chiết khấu: Số tiền chiết khấu của “Hàng hóa” được chiết khấu cho khách hàng khi khách hàng mua nhiều.

- Thành tiền: Tổng số tiền của “Hàng hóa” hiện thời với “Số lượng đặt” và “Giá bán” tương ứng. “Thành tiền” được tính theo công thức: “Thành tiền” = “Số lượng đặt” * “Giá bán”.

3.3. Thông tin chi tiết về phần cuối chứng từ “Đơn đặt bán hàng”:

- Chiết khấu/ Tiền hàng: Tổng số tiền chiết khấu/ Tổng số tiền hàng trong “Đơn đặt bán hàng”.

- Tổng tiền đơn hàng: Tổng cộng số tiền của tất cả “Hàng hóa” trong “Đơn đặt bán hàng”. “Tổng tiền đơn hàng” được tính theo công thức: “Tổng tiền đơn hàng” = “Tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT” + “Phí vận chuyển” + “Phí khác”.

Chú ý:

• Sau khi quét mã vạch, chương trình sẽ hiển thị tình trạng của hàng hóa: Số lượng tồn để bán, đã đặt bán hàng, đã đặt mua hàng…

• Người dùng có thể nhập nhiều “Hàng hóa” trong một “Đơn đặt bán hàng” nếu những “Hàng hóa” đó cùng một “Khách hàng”.

• Nếu “Hàng hóa” được quản lý theo “Serial” thì một “Hàng hóa” có thể có hai hoặc nhiều dòng hàng, mỗi dòng hàng thể hiện một khoảng serial.

• Khi sửa “Đơn đặt bán hàng”, chương trình không cho phép sửa “Số đơn hàng”, “Mã khách hàng”, “Nợ hiện thời”, “Trạng thái đơn hàng” của “Đơn đặt bán hàng”, vì vậy các trường này sẽ bị mờ.

ĐẶC ĐIỂM KHÁC

• Drill-Down nhanh về thông tin chi tiết của Khách Hàng

• Thể hiện nhanh thông tin Nợ hiện thời của Khách Hàng

• Có thể tra cứu nhanh lịch sử Đơn đặt bán hàng với Khách Hàng

• Sao chép chứng từ thành chứng từ mới: Chức năng này cho phép người dùng sao chép “Đơn đặt bán hàng” thành một “Đơn đặt bán hàng” mới.

• Sao chép chứng từ sang xuất hàng: Chức năng này cho phép người dùng sao chép “Đơn đặt bán hàng” sang một chứng từ “Phiếu xuất” mới.

• Hủy đơn đặt hàng hiện thời (Phím tắt <Ctrl+H>): Chức năng này cho phép người dùng hủy “Đơn đặt bán hàng” hiện thời.

• Xóa chứng từ hiện thời (Phím tắt <Ctrl+D>): Chức năng này cho phép người dùng xóa chứng từ “Đơn đặt bán hàng” hiện thời.