Kiểm kê kho

1. Chức năng

Kiểm kê kho (Phiếu điều chỉnh) trong phần mềm bán hàng VNUNI: Cho phép người dùng điều chỉnh số lượng hàng hóa thực tế so với số lượng sổ sách (số lượng từ phần mềm) nhằm phục vụ công tác kiểm kê theo định kỳ (kiểm kê toàn bộ, kiêm kê theo nhóm, theo khu vực,...)

Lưu ý: Khi đã làm phiếu kiểm kê kho, thì không được sửa xóa các chứng từ trước phiếu kiểm kê

Vì phiếu kiểm kê kho lấy số tồn sổ tại thời điểm kiểm kê, nếu sửa xóa chứng từ trước đó thì số tồn khi đó sẽ không = với số tồn sổ sách tại thời điểm kiểm kê.

Trong trường hợp sửa lại các chứng từ trước phiếu kiểm kê thì phiếu kiểm kê đó cần sửa lại bằng cách: Mở phiếu kiểm kê lên ->Bấm Ctrl+RĐể phần mềm cập nhật lại tồn sổ sách đúng bằng tồn trước phiếu kiểm kê mà sau khi đã sửa lại chứng từ trước phiếu kiểm kê đó.



2. Thao tác

Kiểm kê kho có thể thực hiện trực tiếp trong phần mềm hoặc kiểm kê bằng máy kiểm kê kho


a. Kiểm kê trực tiếp trong phần mềm

Chọn Quản lý kho -> Kiểm kê kho:

C
ách 1: Quét mã hoặc nhấn F4 tại ô mã hàng để tìm kiểm sản phẩm cần kiểm kê

- Hướng dẫn bằng video



- Hướng dẫn qua hình ảnh


Chọn Thêm mới (Ctrl+N): Chọn kho hàng cần kiểm kê, nhấn F11 về ô mã hàng: Tại đây có thể nhấn F4 để tìm mã hàng (hoặc có thể tuýt mã vạch): gõ số lượng kiểm kê được vào ô Tồn thực tế, chọn Lý do điều chỉnh -> Thêm (ctrl+A) -> Sau đó Ghi lại (Ctrl+S) để lưu lại phiếu kiểm kê.



- Tn ssách: Slượng tn trên ssách ca hàng hóa hin thi. Giá trnày được chương trình tự động tính và hin thsau khi người dùng thêm “Hàng hóa” hin thi vào chng t.

- T
n thc tế: Slượng tn thc tế trong kho sau khi kim kê ca “Hàng hóa” hin thi.

- Chênh lch: Slượng “Hàng hóa” chênh lch gia tn trên ssách và tn thc tế. “Chênh lch” được chương trình tự động tính bng công thc: “Chênh lch” = “Tn thc tế” – “Tn ssách”


Cách 2: Có thể import từ file text hoặc file excel

Trước khi tiến hành kiểm kê, người dùng có thể vào Công cụ quản lý -> Tổng hợp nhập xuất tồn: Để xem tồn kho hiện tại trong phần mềm, nhấn Ctrl+x để lưu ra excel. 

Hoặc có thể vào Danh mục hàng hóa -> Ctrl+x lưu ra file excel



File excel được lấy ra từ danh mục hàng hóa, hoặc bảng Tổng hợp Nhập xuất tồn -> sau đó chỉ giữa lại cột mã hàng hóa, các cột khác xóa bỏ. Điền số lượng kiểm kê được vào cột thứ 2 như hình dưới:




Sau khi file cvs đã xong -> Vào phần mềm chọn Kiểm kê kho -> Thêm mới -> Khác (Alt+K) -> Chọn Import dữ liệu kiểm kê -> Chọn đến file csv đã lưu:



-> Chọn Ghi lại (Ctrl+S) để lưu lại thông tin phiếu kiểm kê ->Xem lại kết quả tồn kho sau khi thực hiện phiếu kiểm kê.

Chọn Công cụ quản lý -> Tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn: Dư CK (lg) - số dư tồn kho được cập nhật lại theo đúng phiếu kiểm kê vừa được tạo.




b. Kiểm kê bằng máy kiểm kê kho

Máy kiểm kê kho: Là 1 thiết bị cầm tay nhỏ, nhẹ, là công cụ thu thập dữ liệu di động một cách nhanh chóng. Với nhiều tùy chọn cho phép thu thập dữ liệu, quản lý kho qua mạng không dây (wifi, di động,…). 

Ví dụ: Có thể xem cách thức hoạt động của máy kiểm kê kho PDT-8A


Người dùng sử dụng máy đem tới các kệ hàng để tuýt mã vạch của từng sản phẩm. Mã và số lượng (tồn thực tế) được lưu trong máy kiểm kê.

C1: Import trực tiếp vào phiếu kiểm kê

Con chuột để tại vị trí Mã hàng <F4-Tra cứu>: Sau đó vào máy kiểm kê bấm Send USB. Kết quả như hình dưới


C2: Lưu ra file text hoặc excel. Sau đó vào phiếu kiểm kê chọn Import dữ liệu kiểm kê




Sau khi có dữ liệu kiểm kê kho từ máy kiểm kê là các file .txt 

Chọn Quản lý kho -> Kiểm kê kho:

Nhấn Thêm mới (Ctrl+N): Chọn Kho hàng -> Nhấn nút Khác (Alt+K) -> chọn Import dữ liệu kiểm kê:  tìm đến file .txt cần import



Kết quả của việc thực hiện import từ file txt như sau: 



Sau khi xong thì nhấn Ghi lại (hoặc dùng phím tắt ctrl+S) để lưu lại phiếu kiểm kê


3. Thông tin chi tiết Phiếu kiểm kê

Phiếu kiểm kê bao gồm 3 phần: Thông tin chi tiết về phn đầu; Thông tin chi tiết về phn gia; Thông tin chi tiết về phn cuối.



a. Thông tin chi tiết về phn đầu của phiếu kiểm kê

- Schng t: Khóa chính ca chng t“Phiếu điu chnh”, thông tin này mc định do chương trình tsinh ra, có giá trtăng dn, có tính duy nht và là thông tin bt buc phi nhp.

- Ngày chng t: Ngày doanh nghip kim kê kho, định dng ngày gm hai chs, tháng gm hai chsvà năm gm bn chs. “Ngày chng tđược chương trình ly ngày mc định là ngày trên hthng máy tính cha cơ sdliu và “Ngày chng t” không được phép để trng.

- Kho hàng: Kho ca doanh nghip cha “Hàng hoá” đang được kim kê, người dùng có thtuchn kho hàng cn kim kê. “Kho hàng” được ly ra tdanh sách kho hàng trong danh mc “Kho hàng” ca chương trình (mc định là “Kho hàng hoá chính”).

- Tài khon: Tài khon ca chng t“Phiếu điu chnh” dùng để tích hp vi hthng kế toán

- Din gii: Thông tin din gii vchng tĐiu chuyn kho” hin thi.


b. Thông tin chi tiết vphn gia của phiếu kiểm kê

- Mã hàng: Mã ca “Hàng hóa” đang được kim kê, “Mã hàng” được ly ra tdanhsách “Hàng hóa” có trong danh mc “ Hàng hóa” ca chương trình.

- Tên hàng: Tên ca “Hàng hóa” đang được doanh nghip kim kê. “Tên hàng” sẽ được hin thsau khi người dùng chn mã ca “Hàng hóa” đó.

- Tn ssách: Slượng tn trên ssách ca hàng hóa hin thi. Giá trnày được chương trình tự động tính và hin thsau khi người dùng thêm “Hàng hóa” hin thi vào chng t.

- Tn thc tế: Slượng tn thc tế trong kho sau khi kim kê ca “Hàng hóa” hin thi.

- Chênh lch: Slượng “Hàng hóa” chênh lch gia tn trên ssách và tn thc tế. “Chênh lch” được chương trình tự động tính bng công thc: “Chênh lch” = “Tn thc tế” – “Tn ssách”

- Giá vn: Giá vn ca “Hàng hóa” hin thi đang được kim kê, được tính theo phương pháp tính giá vn và được da trên các giá nhp và slượng nhp các phiếu nhp hàng tính đến thi đim tính giá vn.


c. Thông tin chi tiết vphn cui của phiếu kiểm kê

- Tng giá tr: Tng stin chênh lch ca tt c“Hàng hóa” trong chng t“Phiếu điu chnh” hin thi.

Để thêm “Hàng hóa” cn kim kê, người dùng đưa con trchut vct , nhp mã hàng hóa cn kim kê, bm F4 bàn phím (hoc quét mã vch) để tra cu mã hàng hoá doanh nghip cn “Kim kê kho”.

- Tổng cộng: Bao gồm 3 cột: Tổng số lượng tồn sổ sách, tổng số lượng tồn thực tế và tổng chênh lệch

Comments