Cách xóa chứng từ trong phần mềm bán hàng VNUNI

Cách xóa chứng từ trong phần mềm bán hàng VNUNI: Khi sử dụng phần mềm bán hàng VNUNI, người dùng cần xóa bỏ các chứng từ đã tạo có thể bị sai, hoặc nhầm...Thông thường người dùng sẽ kích chuột phải vào chứng từ đó chọn xóa hoặc kích xóa ở bên trên phía thanh công cụ thì phần mềm sẽ báo lỗi như hình dưới:


Như bạn đã biết, trong 1 quy trình kinh doanh thì các chứng từ có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Chứng từ này là chứng từ gốc của 1 chứng từ khác. Sự liên kết đó được thực hiện rất chặt chẽ thông qua việc thiết kế CSDL có quan hệ chặt chẽ (dựa trên các ràng buộc và các thủ tục sự kiện của hệ quản trị CSDL MS SQL). Việc thiết kế CSDL có quan hệ ràng buộc chặt chẽ như vậy sẽ làm giảm thiểu rủi ro bị xóa dữ liệu mà không xóa hết các dữ liệu liên quan làm cho các con số trong hệ thống bị sai lệch.

Ví dụ:
1 đơn đặt mua hàng có thể có 1 hoặc nhiều phiếu nhập hàng (và hóa đơn mua hàng), 1 hóa đơn mua hàng thì có thể có 1 hoặc nhiều phiếu thanh toán

Vậy, khi ta xóa chứng từ đơn hàng mà có nhiều phiếu nhập, hóa đơn đã được thanh toán thì ta phải xóa từ ngọn đến gốc, tức là ta phải xóa phiếu thanh toán cho các hóa đơn đó trước, sau đó xóa các hóa đơn cùng các phiếu nhập mua (ở VNUNi® SIC thì 2 chứng từ đó là 1), rồi mới xóa được đơn đặt mua hàng.

Tuy nhiên, phần mềm bán hàng VNUNi® SIC cũng cho phép xóa xuôi nhưng có cảnh báo các chứng từ sẽ bị xóa liên quan. Cụ thể là, bạn có thể vào một chứng từ cần xóa, sau đó bạn sẽ vào nút “Khác”, ở đó có chức năng “Xóa chứng từ”. Khi bạn xóa chứng từ đó, nếu có chứng từ phái sinh liên quan, hệ thống sẽ hiện thị cảnh báo là các chứng từ liên quan đó sẽ bị xóa cùng với chứng từ gốc mà bạn đang xóa. Chức năng xóa này không được thực hiện khi bạn xóa ngoài màn hình danh sách chứng từ (lý do là nhằm tính cẩn thận trong quản lý)

Đặc biệt khi Xóa/Sửa các chứng từ kế toán liên quan tới kho hàng, hệ thống sẽ tự động tính lại giá vốn 1 cách tức thời các mặt hàng trong kho có trên chứng từ đã sửa/xóa (và tính giá vốn của mặt hàng đó ở các kho khác nếu đã chuyển kho).

Dĩ nhiên, để thực hiện việc thực hiện, sửa, xóa chứng từ hay bất cứ chức năng nào khác trong hệ thống thì người dùng phải được phân quyền mới thực hiện được.

Ngoài ra, tất cả các hành động thao tác của người dùng đều được lưu vết lại với chức năng “Theo dõi dấu vết” mà người quản trị hệ thống có thể thực hiện công việc theo dõi.


Vậy cách xóa chứng từ trong phần mềm VNUNI như thế nào? Xem hình bên dưới:




Sau khi chọn Xóa chứng từ hiện thời sẽ ra thông báo như dưới:




Kiểm tra lại xem có chắc chắn xóa chứng từ đó không? Nếu không xóa thì chọn Không. Nếu có xóa thì chọn Có phần mềm ra thông báo như dưới:




Tương tự xóa các chứng từ khác cũng làm như trên: Khi xóa xong các chứng từ, có chọn tính lại giá vốn thì phần mềm sẽ tự động cập nhật lại giá vốn, số tồn kho không tính dữ liệu trong các chứng từ vừa xóa đó.


Comments